So stellen MSPs und Unternehmen Daten schnell

Was macht in der Regel Schlagzeilen, wenn es um den Verlust von Daten geht? Ransomware natürlich. Aber überraschenderweise ist dies bei weitem nicht die häufigste Ursache für Datenverlust, egal um welche Branche oder Größe des Unternehmens es sich handelt.

Was macht in der Regel Schlagzeilen, wenn es um den Verlust von Daten geht? Ransomware natürlich. Aber überraschenderweise ist dies bei weitem nicht die häufigste Ursache für Datenverlust, egal um welche Branche oder Größe des Unternehmens es sich handelt.

Menschliches Versagen - nicht einmal böswillig, sondern einfache Versehen - ist die Hauptursache für verlorene Dateien oder defekte Systeme.

Umfrage von Reddit r/DataHoarder, bei der IT-Fachleute nach dem häufigsten Grund für Datenverlust befragt wurden.

Verstehen Sie mich nicht falsch, Ransomware ist nach wie vor ein großes Problem (auch hier ist in 68 % der Fälle menschliches Versagen die Ursache für einen Ransomware-Angriff). Aber es gibt so viele andere Gründe, warum Unternehmensdaten verloren gehen können:

• Hardwarefehler: Unerwartete Festplattenausfälle, die zu Datenbeschädigung oder -verlust führen.
• Versehentliches Löschen: Menschliches Versagen, das die Wiederherstellung einzelner Dateien oder ganzer Systeme erforderlich macht.
• Naturkatastrophen: Brände, Überschwemmungen und Überspannungen, die lokale Speicher in Mitleidenschaft ziehen.
• Softwarefehler: Fehlfunktionen von Anwendungen, die zu Datenbankfehlern oder unlesbaren Dateien führen.
• Böswillige (ehemalige) Mitarbeiter: Unzufriedene Mitarbeiter, die absichtlich Daten und Systeme löschen oder manipulieren.
• Und vieles mehr...

Unabhängig von den Umständen müssen Unternehmen ihre Informationen in einem solchen Fall so schnell wie möglich wiederherstellen. Andernfalls riskieren sie Umsatzeinbußen oder, schlimmer noch, den Verlust des gesamten Unternehmens.

Was ist also bei einem größeren Systemausfall oder Datenverlust zu tun?

Beurteilen Sie den Datenverlust

Bevor man in Panik verfällt und blindlings Daten und ganze Systeme wiederherstellt, sollte man zunächst die Situation evaluieren.

Identifizieren Sie die betroffenen Systeme: Versuchen Sie herauszufinden, was genau passiert ist. Was ist die Ursache? Bestimmen Sie dann, welche Dateien, Geräte und Datenbanken betroffen sind.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Recovery Time Objectives (RTO) und Recovery Point Objectives (RPO) Ihrer Kunden einhalten: Richten Sie Ihre Wiederherstellungsbemühungen an den Erwartungen Ihrer Organisation oder Ihrer Kunden aus. Hoffentlich wissen Sie was die Anforderungen sind und wie schnell die Daten wiederhergestellt werden müssen. Wenn beispielsweise mehrere Systeme ausgefallen sind, konzentrieren Sie sich zunächst auf die geschäftskritischen Daten und Systeme, die für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs erforderlich sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sprechen Sie mit den Verantwortlichen und finden Sie heraus, welche Systeme am wichtigsten sind, und beginnen Sie dort. Es ist wesentlich effizienter, die wiederherzustellenden Systeme in einer bestimmten Reihenfolge wiederherzustellen, als zu versuchen, alles auf einmal zurückzuholen.

Überprüfen Sie Ihren Disaster Recovery Plan: Zusätzlich zu RTO und RPO sollten dieser Informationen über Kommunikationsstrategien, Verantwortlichkeiten der Teammitglieder, Compliance-Regeln und vieles mehr enthalten. Stellen Sie sicher, dass all dies bei der Vorbereitung der Wiederherstellung berücksichtigt wird.

Bereiten Sie die Datenwiederherstellung vor

Sobald Sie wissen, was in welcher Reihenfolge wiederhergestellt werden muss, bereiten Sie die eigentliche Wiederherstellung der Daten vor.

Denken Sie daran, tief durchzuatmen und ruhig zu bleiben: Ja, Datenverlust ist nicht schön und führt zu Stress. Aber wenn Sie in Panik geraten und sich gegenseitig in die Haare kriegen, werden Ihre Daten auch nicht schneller wiederhergestellt. Bleiben Sie ruhig und halten Sie sich an Ihren Plan.

Überprüfen Sie die Integrität Ihrer Backups: Falls Sie Ihre Backups nicht regelmäßig testen oder dies schon längere Zeit nicht mehr getan haben, führen Sie einen Wiederherstellungstest der letzten Backups durch und stellen Sie sicher, dass diese vollständig und intakt sind. Dies ist in einem Ransomware-Szenario besonders wichtig, da die letzten Versionen der Backups infizierte Dateien enthalten könnten, die innerhalb weniger Tage zu einer weiteren Katastrophe führen könnten.

Halten Sie Passwörter und Verschlüsselungscodes bereit: Bevor Sie mit der Wiederherstellung beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu allen benötigten Passwörtern und Verschlüsselungscodes haben. Ohne diese können Sie die gesicherten Daten nicht entschlüsseln und wiederherstellen.

Welche Backups müssen wiederhergestellt werden: Legen Sie auf der Grundlage Ihrer RTO und RPO fest, welche Systeme oder Daten zuerst wiederhergestellt werden müssen, und halten Sie die entsprechenden Backups bereit. Überlegen Sie auch, ob es effizienter ist, ein ganzes System oder nur bestimmte Dateien wiederherzustellen - je nach Ausmaß des Schadens und der Wichtigkeit des Systems.

Beginnen Sie mit der Datenwiederherstellung: Sobald Sie sich für eine Strategie entschieden haben, beginnen Sie mit der Wiederherstellung, unabhängig davon, ob dies bedeutet, die Backups auf die jeweiligen Systeme zurückzuspielen oder, falls Sie mit VHD(x)-Backups arbeiten, diese in eine (neue) VM zu integrieren. Ziel ist es, alles mit minimaler Unterbrechung wieder zum Laufen zu bringen.

Hindernisse der Wiederherstellung und wie diese überwunden werden können

Manchmal läuft auch mit dem besten Plan nicht alles glatt. Auch hier gilt: Keine Panik. Bewerten Sie das Problem, mit dem Sie konfrontiert sind, und suchen Sie nach alternativen Möglichkeiten, um das Problem zu reduzieren und gleichzeitig das übergeordnete Ziel - die Wiederherstellung der Daten - zu erreichen.

Dies sind die häufigsten Probleme, mit denen Managed Service Provider (MSP) und Unternehmen konfrontiert sind:

Problem: Langsame Wiederherstellung aufgrund von Bandbreitenbeschränkungen, z. B. bei der Übertragung großer Backups über das Internet, die viel länger dauern als erwartet.

Lösung: Verwenden Sie lokale Backups für schnellere Wiederherstellungen. Cloud-Backups sind die beste Option, wenn Sie keinen Zugang zu lokalen Alternativen haben, aber lokale Backups sind definitiv die bessere Option, wenn die Zeit drängt.

Problem: Unvollständige oder beschädigte Backups, die nicht funktionieren oder nur einen Teil der Informationen wiederherstellen.

Lösung: Dies kann vermieden werden, indem Backups proaktiv und routinemäßig getestet werden - nicht nur, um zu überprüfen, ob sie vorhanden sind, sondern auch, um sicherzustellen, dass die Daten intakt und verwendbar sind. Wenn dies während einer Wiederherstellung auftritt, prüfen Sie, ob Sie über ältere Versionen des Backups verfügen, oder versuchen Sie, ein Backup von einem anderen Speicherort wiederherzustellen.

Problem: Compliance- und regulatorische Hürden können Wiederherstellungsbemühungen erschweren, insbesondere wenn keine ordnungsgemäße Dokumentation geführt wird.

Lösung: Die sorgfältige Protokollierung von Backup-Zeitplänen, Wiederherstellungsversuchen und allen während des Prozesses vorgenommenen Änderungen sorgt für Transparenz und hilft bei der Erfüllung von Audit-Anforderungen. Durch die proaktive Handhabung dieser Herausforderungen - lokale Backups für mehr Geschwindigkeit, regelmäßige Integritätsprüfungen für mehr Zuverlässigkeit und sorgfältige Protokollierung für Compliance - können MSPs und IT-Experten den Wiederherstellungsprozess optimieren und die Ausfallzeiten der betroffenen Systeme reduzieren.

Best Practices für die Vorbereitung einer schnellen und zuverlässigen Datenwiederherstellung

Wenn Daten verloren gehen und Systeme ausfallen, ist es oft zu spät. Wenn Sie nicht proaktiv dafür gesorgt haben, dass Ihre Backups in einem Top-Zustand sind, können Sie das Ergebnis auch mit der teuersten Backup-Software und selbst mit Hilfe von Experten nicht mehr ändern.

Hier sind einige Tipps, wie Sie das Risiko, dass Ihre Daten nicht wiederherstellbar sind, verringern können:

• Entwickeln Sie einen Disaster-Recovery-Plan: Legen Sie Verfahren zur Datenwiederherstellung fest und testen Sie diese. Setzen Sie sich mit Kollegen und Kunden in Verbindung, um zu besprechen und zu dokumentieren, was im schlimmsten Fall zu tun ist. Gerne können Sie unsere Vorlage für den Desaster Recovery Plan verwenden.
  
  
• Führen Sie regelmäßig Testwiederherstellungen durch: Um sicherzustellen, dass Backups funktionieren, bevor sie in einer Krise benötigt werden, müssen sie getestet werden. Idealerweise geschieht dies regelmäßig und nicht erst, wenn alles verloren ist. Stellen Sie dazu einfach das Backup wieder her (Achtung: vorhandene Daten nicht überschreiben!) und prüfen Sie, ob alles vorhanden ist.
  
  
• Verwenden Sie Hybrid Backups für eine schnellere Wiederherstellung: Ein Hybrid Backup ist ein kombinierter Backup-Auftrag, bei dem die Daten sowohl auf einen lokalen als auch auf einen externen Speicher gesendet werden. Außerdem müssen Sie (zumindest mit NovaBACKUP) nicht alles für die Wiederherstellung zusammensuchen und sich auch nicht merken, wo alles gespeichert ist (lokal oder in der Cloud). Die Backup-Software findet automatisch alles, was für die Wiederherstellung benötigt wird - zunächst aus dem lokalen Backup, um Ausfallzeiten zu minimieren, und wenn Daten fehlen, holt sie den Rest aus der Cloud.
  
  
• Datei Backup und Desaster Recovery Aufträge: Nicht nur einzelne Dateien, sondern ganze Systeme können verloren gehen. Je nach Art des Datenverlusts kann es notwendig sein, nur eine einzelne Datei wiederherzustellen oder das gesamte System mit allen Einstellungen neu aufzusetzen. Um dies zu ermöglichen, führen Sie verschiedene Arten von Sicherungsaufträgen durch, um für beide Fälle gerüstet zu sein.
  
  
• Kommunizieren Sie realistische RTO/RPOs: Regelmäßige Backups an mehreren Standorten sind nur der erste Schritt. Die Erwartungen an die Datenwiederherstellung mit dem Management oder Ihren Kunden abzustimmen ist der nächste Schritt. Erklären Sie, dass die Datenwiederherstellung je nach Art der Katastrophe einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht mit den falschen Erwartungen mitten im Datenverlustszenario auseinandersetzen.

Unsere Erfahrung: Eine erfolgreiche Datenwiederherstellung

Vor kurzem musste einer unserer Managed Service Provider einem kleinen Unternehmen bei der Wiederherstellung nach einem Datenverlust helfen. Nach der Kontaktaufnahme des MSPs haben wir gemeinsam die Wiederherstellung organisiert, wobei wir uns zunächst auf die wichtigsten Systeme konzentriert haben. Dank einer zuvor implementierten Backup-Strategie konnten die Dateien relativ schnell wiederhergestellt werden. Der Kunden hat quasi nichts gemerkt und der MSP konnte seinen Wert als vertrauenswürdiger IT-Partner unterstreichen.

Sind Sie vorbereitet?

Zu wissen, was im Falle eines Datenverlusts zu tun ist, ist die halbe Miete. Mit einem hybriden Backup-Ansatz, regelmäßigen Tests und der Aufklärung von Kollegen und Kunden über realistische Erwartungen können Sie Ausfallzeiten minimieren und Vertrauen schaffen.

Sind Sie bereit für Ihr nächstes Daten Desaster?

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